无需更多活动预算便可策划更多活动的 6 种方法

　　根据全球会议和活动展望，B2B 会议和活动行业正在蓬勃发展，因为活动被觉得是吸引和留住新客户的完美方式之一。经过组织更多活动来从这一趋势中受害的压力很大，但一年中只有这样多天，日历已经挤满了成熟的大型活动，而且活动预算几近没有变迁的迹象。

　　许多人发现的解决方案是将较小的活动打包到较大的日历中。

　　不幸的是，营销预算是有限的，65% 的活动策划者预计他们的活动预算不会发生所有变迁(EventMB 的研讨)。相反，期望老是很高，因为活动策划者比往常所有时候都更为彼此竞争，以争取潜在参与者的时间和留神力。

　　那么，您怎么在不影响大型活动并保持高规范的环境下，在不异的活动预算下满足更多会议的需要呢?

　　解决方案是回到最初可能吸引您成为活动策划者的地方：阐扬创造力的机会。咱们将向您展示怎么在您的活动策划过程中注入一些创造力，以应答这些额定活动的预算减少。

　　咱们将涵盖营销、人才采购、场地选择和更替活动情势等各种主题。咱们将会商可以扶助您充分利用预算的谈判、赞助技巧和技能。自始自终，咱们支持您。

　　更多活动，更小的活动预算

　　2017 年，B2B 活动在全球吸引了创纪录的 15 亿参与者。由于 3.297 亿参与者，仅北美商务会议就产生了 3810 亿美元的直接支出(活动行业委员会，2018 年)。毫无疑难，活动带来了难以置信的价值，人们想要更多。

　　但由于预计活动预算将保持不变，策划者将不得不找到一种方法来兑现对改革性活动体验的更高期望，并与持续增长的策划者竞争。[仅在美国，预计 2016-2026 年间该行业的增长率约为 7%，高于任何职业的平均增长率(劳工统计局，2018 年)。]

　　结果是，策划者将不得不阐扬他们的创造力、老谋深算和坚韧来执行这些额定的活动并利用它们所代表的机会。

　　但这是个好音信!

　　除了满足对更多活动的需要外，小型活动还为策划者提供了一种危害较小的方式来实验创意，然后再将其引入大型活动。较小的规模还为定性数据收集提供了更好的机会，可以扶助策划职员在将其用于大型活动以前完善他们的想法。

　　为了充分利用这一趋势，这里有 7 个想法可以在不影响与会者体验的环境下贬低这些小型活动的成本。

　　1. 运用智能营销来激起出勤率

　　经过独家机会利用 FOMO

　　它规模较小的事例象征着您可以将其鼓吹为“仅实用于少数人”的会议机会。阐扬排他性和稀缺效应(只有 50 个名额!)可以扶助您将您的活动定位为精英观众必需参加的活动。

　　培养现有的观众

　　如果标的受众相似，则向已经参加过其余活动的人大力鼓吹。在熟悉的品牌/活动上向某人倾销比说服他们起首实验你的成本要低得多。

　　如果您运用活动管理平台，请导入列表并运用内置工具来优化您的营销。

　　运用折扣攻略

　　如果您的小型活动在主题上或内容上与大型活动有关，为什么不以“注册小型活动，获得大型活动 10% 折扣”的情势提供折扣?

　　您还可以设置早鸟价钱以提早增加注册。

　　利用社交媒体

　　社交媒体平台可以不收费运用，并且在它们上投放广告比一些保守的更替方案便宜得多，这些保守更替方案会占用您更多的活动预算。小型活动使某些社交媒体营销攻略更易于管理，并且是进行您可能没法扩大的事情的绝佳机会，例如竞赛和抽奖活动。

　　在较小的活动中进行更集中的会商也是一个很好的机会，可以发现您的核心受众最常运用哪些平台。

　　让当地媒体成为合作搭档

　　联系特定行业或特定主题的当地媒体，让他们在您的活动中暴光，以换取经过他们的渠道进行鼓吹。如果对他们来说参与太多，那么更柔和的方法可能是要求他们为读者举行角逐以赢得门票。

　　经过约请他们作为媒体/佳宾或将他们纳入活动活动来将他们与活动联系起来，例如要求他们评判角逐、与获胜者见面并采访他们。

　　让演讲者或表演者参与促销活动

　　您选择的人才是您的活动不成或缺的一部份。将他们通常的分销渠道(例如社交媒体提纲)上的穿插促销纳入他们的合同，并为他们提供与其受众有关的联结品牌营销机会(网络研究会、播客、采访、书面出版物等)，以便定位您的活动直接在他们的现场。

　　2. 为您的演讲者和人才查找更替采购想法

　　提早公开征集演讲者

　　可能会有演讲者或演讲者热心于获得一些暴光、共享一些新想法或将本身定位为行业内的思想首领。提早举办公开电话会议可以让您有机会找到违心不收费讲话的完美演讲者。

　　查找有东西要卖的人

　　查找有关畛域的人或提供补充服务的人，并以门票价钱打包试用或样品，以换取在您的活动中讲话。如果你给他们的产品优先暴光作为回报，他们可能会倾向于给你的演讲费用折扣，出格是如果你的听众很是合格。

　　实验当地人才

　　在您的活动中拥有当地表演者的利益是双重的。起首，您将节省旅行和住宿费用。其次，当地观众会很高兴看到来自本身社区的专家或表演者。

　　您目的地的会议和游览局可以在您的活动预算范畴内为您提供一份当地人才和专家名单，为您的活动添加独特的文化视角。最好的部份?他们不收费做!

　　提供与演讲者/专家的 VIP 会议

　　如果您的一位专家违心，为什么不提供与会职员额定付费的私家 VIP 会议?这些额定会议的收入可以扶助支付专家费用。

　　考虑外围或跨学科专家

　　根据您的活动主题，有关畛域可能会有新的演讲者或影响者，您通常不会运用这些新演讲者或影响者来为您的主要活动吸引大度观众，但这可能会在较小的活动中提供有趣的概念或概念。

　　3. 查找更便宜的精品店

　　利用供应商网络

　　供应商网络将会议和活动策划者连接到全球赶上 255,000 多个场所。经过它，策划职员可以一次将一个 eRFP 发送到多个物业，让他们了解他们的会议和活动支出，以便协商最具竞争力的价钱。

　　利用较小的活动规模

　　除了较小的空间通常更便宜除外，您的活动规模实际上可以为您提供更多选择，包含新的或不寻常的场地，这些场地可能会激起您对活动的更多兴会。

　　获得折扣

　　突出场地的暴光率和知名度(较小的场地可能不像其余场地那样被预订满)可以扶助您获得更顺应您的活动预算的价钱。

　　实验及早与场地联系，因为他们可能更违心打折。

　　预订多个活动也是确保从大型和小型场地获得较廉价格的好方法，因为它可以让它们长时间可见，并提高您作为业务合作搭档的 CLV 和全体价值。

　　研讨一站式场地

　　一些场所而今提供套餐，此中可以包含视听、桌子和床单、餐饮等。这可能比获得多个供应商便宜，并且可以节省您与多个供应商和合同打交道的管理费用(只有一个点-联系处置，少来回等)。

　　与 DMO 合作

　　目的地管理组织可以(不收费)协助采购和审查场所和供应商，这可以为您节省大度时间。

　　他们与社区紧密相连，是以可以提出当地文化、主题和人才，以独特的当地格调丰厚您的活动。他们还与当地场地和供应商构建了更好的联系，并且可以获得优惠的价钱，而无需您进行几天的谈判。

　　4. 掌握谈判的艺术

　　力求清楚地了解您的任何选择

　　由于供应商网络将您与全球数以千计的合格场所联系起来，并大大简化了 RFP 流程，是以它代表了一个潜在客户名目，使您可以清楚地比较和比照您的选择及其相对于成本，以便您协商最优惠的价钱。

　　任何活动的供应商和供应商的一致性

　　合作搭档关系有利于活动预算。如果您要举行更多活动，那么与供应商和供应商更紧密亲密地合作并构建更濒临合作搭档关系的关系可能会有所扶助。利用您所代表的不断且更频繁的业务将扶助您获得更好的交易。您还可以确保企业交易，这通常会提供更好的性价比。

　　别的，跨活动运用不异的供应商和产品可贬低审查合同、进行内部入职等方面的管理成本。作为值得信赖的用户，您的供应商还可能会将您增添到首选客户列表中，这些客户可以提早获得新功用的访问权限。目的是试用它们并扶助供应商解决问题。

　　提供尽可能多的长时间可见性

　　你越早开始谈判，就越简单得到好的交易。如果您给予供应商和供应商长时间可见性，而不是您在活动开始前一周出现，供应商和供应商更倾向于打折他们的费率。

　　供应商网络可以扶助您查找供应商(有不收费版本)，包含设计和发送您的 RFP。

　　查找经济的日历日期

　　如果您不限于特定日期，日历中的一些机动性可能是您的活动预算的天赐之物。扣问您的供应商什么时候有更多的可用性，或者扣问整年差别时间的一系列日期的报价，以了解它们何时可能更便宜。淡季活动的竞争较少，而且通常成本较低，但您要谨慎计划假日和热点假日月份(除非您的活动在热点度假胜地举办)。

　　5. 开发赞助机会

　　构建赞助包

　　将您的小型活动纳入您为大型活动设计的赞助包中。包含更多粗疏入微的交易，例如在大型活动的某些空间(例如在应用程序上)提供一定程度的赞助专营权。

　　确保您将赞助商的需要与观众的需要结合起来：让您的赞助商机动地选择他们觉得对他们更有利的套餐类型，但让他们了解观众正在查找什么。这象征着撤废旧的银/金/铂金优惠，转而选拔更量身定制的套餐，赞助商可以从中遴选更符合他们的观众和标的的选项。

　　这也象征着提出新的和令人兴奋的想法来转达您的赞助商的信息。为什么不运用赞助聊天机器人来为您的与会者提供任何有用的信息?仍旧品牌拍照亭，对于与会者来说老是很有趣，并且当图片在社交媒体上发布和共享时可以为赞助商提供大度暴光?

　　如果您在为赞助商设计套餐和价钱表时需求扶助，请考虑实验运用赞助套餐生成器。

　　濒临当地企业

　　濒临当地企业，向他们展示您的活动对来自该地区的与会者来说是一个很好的鼓吹暴光机会。如果游览业是当地经济的一个关键方面或活动正在重复发生，那么即便以游客为主的观众群也可以成为有价值的观众。

　　增加赞助机会

　　较小的活动仅仅与您的品牌互动的更多场合，这为您的赞助商创造了更多、更一致的机会。

　　对于许多供应商而言，小型活动的发卖潜力也较小，是以他们可能更倾向于以什物情势赞助服务或大幅打折——尤其是作为包括其余活动的大型赞助交易的一部份。

　　您活动的几近每个畛域都可以得到赞助：包含活动网站、活动应用程序、会议、场地、餐饮等。也不要害臊地与供应商接洽什物赞助机会。这些允许赞助商声称其服务的全副零卖价值(并为您节省同样的费用)，但实际上赞助商的成本要低得多。

　　6. 运用技能节省物流和人力资材成本

　　查询拜访自动化

　　活动策划过程中的许多任务可能会变得乏味并给您的团队带来繁重的负担(如果您曾经在 Excel 电子表格中处置过注册数据，您就会明白)。

　　为了减少您的团队工作量并节省人力资材成本，请专一于优先考虑自动化的技能，例如活动管理。此中许多不仅简化了注册网站的提供和随即的数据收集，而且还促进了与工作流程中其余工具的集成，是以数据可以自在地从一个到另一个。

　　巩固

　　查找一体弥合决方案，而不是为差别的活动功用运用差别的工具。例如，为活动策划者和营销职员提供用于在线活动注册、场地选择、活动管理和营销、现场解决方案和与会者参与的软件解决方案。

　　如上所述，运用一个平台具备促进数据集成的额定利益。这反过来又减少了从活动的一个阶段到下一个阶段的数据输入和繁琐设置的负担——如果您的活动重复出现并且可能有不异的人参加，甚至可以从一个活动到另一个活动。

　　结论

　　随着对活动的要求增加，活动策划者们而今有不少乐观思绪。但是，有人不安活动预算不会按比例增长。

　　一些活动策划者可能想要考虑的一种攻略是在主要活动之间组织较小规模的活动。

　　尽管这些较小的活动必需继续以可能较小的预算满足观众的期望，但活动策划者仍有一些创造性的方法可以在贬低成本的同时设法让观众齰舌不已。您可能没法获得款项可以买到的最大或最华美的活动，但您依然可以产生影响并为您的与会者构建真正的体验。

　　尤其是技能，可以在活动策划过程的许多畛域提供扶助。如果选择得当，技能将简化物流，减少您的工作量，并让您将更多时间投入到创意方面。