怎么确定和实施虚拟活动有关技能 怎样实施的

　　过度到新技能绝非易事，但对于虚拟活动的未开发畛域来说却是必要的。今天咱们将会商界定和实施虚拟技能的四个阶段：

　　界定虚拟活动技能

　　与跨本能机能团队实施和整合技能

　　运用新的虚拟技能执行活动

　　报告事宜并收集指标

　　经过完成这四个阶段中的每一个阶段，您将可以或许确保数据一致、改善与会者体验、提高参与度、证明投资回报率并构建有效的跨本能机能团队。

　　第一 阶段：界定虚拟活动技能

　　选拔所有虚拟事宜技能的第一步是有效地确定您的各种选择。目前市场上充溢着差别的供应商，要对每个供应商提供的任何差别功用、工具和自定义集成进行分类可能会让人手足无措。经过将过程分解为如下步骤，它变得更简单消化。

　　1、了解并定义您的活动标的和目的

　　在确定虚拟技能范畴时，咱们服膺了一些关键点。起首，您需求定义您的活动标的和目的。无论标的是增加一定比例的列席率、在活动后推动潜在客户仍旧增加会员资格，都必需有一个“北极星”或举行活动的缘由，您的团队可以在如下环境下将其用作指路明灯做出决意。在评估您的事宜技能时，这个缘故原由变得至关重要。一旦确定了总体活动标的，您就能开始评估各种虚拟活动提供商的主要功用、数据报告和与会者参与度指标。

　　2、确定报告投资回报率

　　虚拟和面对面的活动在物流和技能方面有很大差别。最大的不同差异之一是您不再查找拥有分组会商室和 AV 装备的最佳场地。相反，您正在查找一个虚拟“场所”，与会者可以同时聚集在一块儿消费实质。

　　但是，即便场地和技能存留差距，您依然但愿为虚拟活动收集不异质量和数量的数据。虚拟活动在很大程度上是未知的，并且由于进入门槛低，通常会吸引更多的注册者。咱们对虚拟活动的关键指标与咱们对面对面项目感兴会的指标很是相似：

　　注册跟踪

　　参加者登记号码

　　参与度指标(会话时长、反馈、参与度等)

　　赞助商投资回报率

　　在确定各种虚拟提供商的范畴时，请确保您对他们的威力以及它们是否符合您的标的有充分的了解。这么，您将可以或许正确地将您的虚拟活动成功与您的面对面活动进行比较。

　　3、跨本能机能团队和跨产品

　　在创办您的虚拟活动时，不要将您的潜在技能仅限于一个提供商。先从内部扫视——贵组织当前的活动技能是否可以或许满足您为虚拟活动设定的标的?与您公司的其余部门核实，看看他们是否有所有技能可以索求。通常，这些部门可以包含 IT、营销、发卖培训等。您可以让每个部门的意愿者提出建议并就前进的完美方式进行协作。

　　由于咱们的规划团队正在超距离工作，是以协作对于此次活动的成功至关重要。咱们开始与过去不经常合作的团队紧密亲密合作。咱们与 IT 部门合作，了解视频会议的来龙去脉。咱们与全球需要团队一块儿阐发了咱们的活动数据，以确保正确性。咱们几近每天都与咱们的客户服务团队合作，传授虚拟活动的微细不同，以便他们为咱们的与会者提供扶助。将此次活动策划为同一战线有助于其最佳执行，并使其成为咱们不会很快忘记的活动。

　　4、考虑您的与会者/参展商/赞助商体验

　　在确定虚拟活动提供商的范畴时，最重要的考虑要素可能是与会者体验。当咱们计划 Cvent CONNECT Virtual 时，咱们但愿创办一个活动，让行业在谬误定的时期团结起来。咱们的大度研讨和工作都用于确保咱们的与会者、赞助商和参展商获得美观的体验。咱们觉得有一些关键功用有助于让体验变得难忘：

　　简化注册

　　可导航的虚拟活动平台

　　容易的通讯工具

　　潜在客户捕捉、预约、参展商管理

　　咱们还但愿确保咱们的与会者有足够的时间登录虚拟活动解决方案并在活动开始前进行索求。由于这对每个人来说都是新畛域，以是对咱们来说，拥有一个平台很重要，让与会者在参加整个会议以前先弄湿本身的脚。

　　第二阶段：实施/建立

　　一旦咱们确定了咱们要运用的虚拟事宜提供者(剧透警告：咱们本身的!)，咱们必需花时间学习该工具。咱们将心比心为与会者、参展商和赞助商着想：如果咱们在虚拟平台上参加或赞助活动，Cvent 想看到什么?为了给参加咱们活动的人提供这种体验，咱们必需学习咱们的平台。这象征着要进行大度理论练习，观看培训视频，参加每周的技能会议，并提出大度问题。

　　1、学习节制

　　学习产品也象征着了解产品的局限性。一旦咱们决意用于咱们的大型活动，咱们就必需同时考虑时间表和期望。 在此次活动中，咱们初次向大众推出了这款产品，而咱们的策划团队只会在活动推出前几周开始接触它。是以，咱们必需真正专一于咱们可以运用的功用，同样重要的是，咱们还不能运用的功用。不幸的是，没有所有技能可以完成你想要的一切——总会有一些节制。您必需保持盛开的心态，并违心想出创造性的方法来运用该技能来兑现您的活动标的。

　　2、与跨本能机能团队合作

　　咱们处于一个独特的位置，因为咱们可以或许在整个过程中与咱们的产品管理团队直接联系，提供反馈并扶助订定产品轨道图。咱们与这个团队构建了互惠互利的合作关系。咱们将在咱们崭新的平台上举行咱们的活动(太可骇了!)，但愿它能激起整个行业对咱们产品的兴会，并在本年余下的时间里为咱们的发卖引擎提供动力。启动虚拟与会者重心成为咱们的主要活动标的，构建它有助于咱们做出一些关键的编程决议。在整个过程中，需求对该产品的节制和时间表保持晶莹。咱们都需求在产品功用方面保持一致，以便每个人都知道会发生什么。

　　运用新技能或成熟技能时老是存留危害。为了最大限度地贬低危害，咱们比往常所有时候都更多地让其余内部团队参与了准备过程：

　　质量工程师团队

　　站点靠得住性团队

　　产品管理团队

　　产品营销团队

　　和更多

　　咱们还成立了一个内部险情委员会，由好处有关者构成。该团队共同订定步履计划、更新点和必要的沟通。

　　3、培训有关团队

　　由于这是一个崭新的产品，咱们花时间子细培训任何有关团队。咱们的一些攻略包含：

　　特性化培训和预防措施

　　入职会议

　　办公时间和每日签到

　　贯串整个活动流程的培训课程

　　咱们还与咱们的客户服务团队紧密亲密合作，以确保任何产品多见问题解答对于咱们的发卖团队都是最新的。

　　4、测试和应急计划

　　最后，咱们必需为最坏的环境做准备：产品在活动期间出现重大问题。咱们拥有创纪录的注册数量和崭新的平台，是以咱们知道咱们必需在活动开始前进行“试运行”。咱们决意在虚拟与会者重心举行咱们的全球市政厅作为测试。咱们让任何 4,000 名职工加入并在平台上聆听雷吉的演讲。在内部执行此测试是一种很好的方式，不仅可以让咱们的团队充满决定信念和洞察力，还可以让公司的其余人体验产品并在活动的成功中阐扬至关重要的作用。

　　您但愿为每一种可能的环境做好准备，以免在事宜发生时措手不迭。它有助于确定险情的级别、波及的职员以及需求更新的环境。定义险情计划的关键是确保将活动标的放在首位。当您的事宜结果不再得到满足时，那就是您必需采纳更大、更激烈的步履的时候。

　　然而，在咱们的活动中，当活动标的是展示该产品时，咱们遇到了额定的挑战，即为虚拟与会者重心可能出现问题的极其不幸的环境进行规划。压力很是大，咱们很是精密地跨越了“咱们在什么时候不再兑现咱们的活动标的?”的界线。话虽如斯，在这个新的虚拟情况中，每场角逐的压力都很大。每个活动都有本身的利害关系，任何活动专科人士都有本身的压力和危害。咱们的与会者、参展商、赞助商和好处有关者都指望咱们举行一场昌大的活动，是以订定应急计划至关重要。

　　第三阶段：执行

　　Cvent CONNECT Virtual 的执行是一场旋风。虽然很累，但看到团队的长期工作、辛勤工作和创造性的产出变得栩栩如生是令人难以置信的回报。执行虚拟事宜与现场的切身体验彻底差别。您不再需求在场地方圆跑来跑去，避让摊位和与会者，也不再需求在格兰诺拉麦片棒上吃点东西作为“饭菜”。为了使过度更简单，咱们实施了一些差别的攻略。

　　1、面对面作战室

　　本年咱们并没有聚在一块儿，而是在咱们的客厅里举行了一场 42,000 人的活动。咱们可以或许让咱们的一小部份团队在总部开会并保持社交距离，以便在作战室执行活动。在这个前所未有的事宜中，可以或许在一块儿让咱们看起来有点正常。咱们在电脑上展示了分组会议，并在房间里直播了虚拟展位，任何这些都由咱们的核心团队亲自管理。

　　2、虚拟作战室

　　很较着，可以或许进入办公室的人很少，以是咱们也创办了虚拟作战室。这些允许关键团队参加为期一天的 Zoom 会议，以提出问题、提供升级、故障解除等。重要的是，您的虚拟队友可以加入作战室，为活动的成功做出贡献。

　　3、带有虚拟信息台的漂浮(聊天机器人)

　　咱们还需求确保咱们的与会者有一个地方可以追求支持和答案。咱们运用咱们的聊天机器人Drift来扶助提供这些答案。咱们将心比心为与会者着想，以确定活动的哪些特点或方面可能会引起问题。在确定了一些多见场景后，咱们编辑了四个差别的剧本来涵盖事宜的各个方面。

　　咱们知道咱们的聊天机器人没法回答任何问题，是以咱们增添了流，以便将与会者引导到咱们的发卖团队，以便在需求时进行一对一的演示或支持。活动收场后，咱们的报告显现，咱们三思而行的答案和流程回答了任何与会者问题的 70%。经过花时间像与会者一样思考并创办这些差别的剧本，咱们可以或许提供更好的与会者体验。

　　4、松弛

　　最后，咱们运用Slack(一种外部沟通工具)来保持内部、客户团队之间以及与参展商之间的沟通。

　　5、内部的

　　Cvent 在全球设有处事处，而今经过超距离工作，咱们任何的职工都漫衍活着界各地。咱们需求有一个探讨工具，供人们提问和查看相关活动的公告。Slack 为咱们提供了一个机会，可以向咱们任何的内部团队共享相关咱们活动的重大升级和音信。

　　6、客户团队

　　在面对面的活动中，发卖代表和客户经理通常可以或许一对一地与潜在或现有客户聊天，进行有机、亲密的对话。在咱们的虚拟活动中，咱们面临着想办法复制这个 TLC 的挑战。运用 Slack，咱们的发卖团队可以或许为他们的客户创办自定义渠道，以提供特性化的体验。为了提高赌注，咱们的高管还特意在这些聊天中出人意表地露面。

　　7、参展商

　　通常，如果参展商在现场活动中遇到问题，很简单向活施工作职员追求扶助。咱们但愿确保咱们的虚拟参展商获得同样水平的支持。Slack 让咱们可以或许在那里为咱们的参展商回答问题并提供扶助。

　　第四阶段：事后伺探

　　这是一个包装!仅仅在恶作剧。活动正式收场后，阐发工作就开始了。咱们刚刚为赶上 42,000 人举行了一场虚拟活动。咱们必需编译、组织和阐发任何这些数据，以提出可行的见解并将结果托付给咱们的好处有关者。

　　1、数据收集审查和阐发

　　在处置事后数据时，无论运用何种体系，很可能会有各种差别类型的报告。这些必需通过过滤、编译和以可视化格式托付。当呈现给好处有关者时，该可托付成绩必需易于理解且易于阅览。

　　2、可行的见解

　　收集数据的目的是确定其暗地里的故事。在没有所有上下文或推理的环境下将数字扔到屏幕上将无助于创办将来的事宜。必需有可操作的洞察力——事宜中的指标和发现终究推动决议的订定并随着时间的推移而改观。

　　理想环境下，您还应该拥有一致的事宜数据，无论是现场仍旧虚拟。一些例子可能包含：

　　出勤和不断时间跟踪

　　参与度跟踪

　　潜在客户

　　可以或许逐年比较这些统计数据对于您的长时间活动计划很是重要且有扶助。

　　3、参展商跟进

　　参展商是您活动的主要好处有关者，您必需花时间跟进每一位参展商。确保您的任何参展商都知道怎么下载他们从您的活动中收到的线索。花时间收集相关他们的虚拟体验的反馈。这么，您可以改善将来活动的虚拟参展商体验。这里有一些问题要问：

　　您最喜欢虚拟参展商体验的哪一点?

　　虚拟参展商体验令人困惑的是什么?

　　哪些功用可以增强您的体验?

　　花时间与您的每一位参展商通话并扳谈。这不仅会为您提供更多特性化的见解，而且您的参展商也会对您的努力影像深入，并会在来年的活动时间到来时记下这一点。

　　最后，针对他们的参与水平发送活动后查询拜访。例如，如果参展商有一个虚拟展位，请扣问相关该体验的问题。如果他们只运用音信通报功用，请专一于此。

　　4、好处有关者跟进

　　来自内部好处有关者和团队的反馈与来自与会者和参展商的反馈同样重要。您的团队拥有创办和执行此活动的经验，是以他们对于哪些方面做得很好以及哪些方面可以改观有很是热烈的意见。找时间会面，庆贺你的胜利，并为将来的活动计划改观。

　　活动的新时代

　　咱们经历了规划过程的每一步，创办虚拟活动的挑战和乐趣，以及咱们对活动将来的想法。众所周知，虚拟活动将继续存留，并将成为咱们活动不成或缺的一部份可预见的将来的计划。咱们但愿在您和您的组织开始应答事宜的新时代时，这些诚实而详细的幕后观察能为您提供有用的见解并回答一些问题。

　　问答

　　让与会者参与虚拟会议的最有效方式是什么?

　　咱们发现有几种差别的方式最顺应在您的虚拟平台中吸引与会者。起首是运用所有类型的实时问答、游玩化体系或您的平台提供的所有其余实质。虚拟空间中的下一个也是最重要的一点是确保您创办的实质对您的与会者来说很是令人兴奋和有趣。标的是确保您的与会者不想将视野从屏幕上移开。

　　您建议在活动前多长期启动虚拟与会者重心?

　　这当然会因您举行的活动类型而异，但咱们发现完美火候是活动开始日期前 1-2 周。但是，这取决于事宜的含意。如果是网络研究会或系列研究会，您不需求在两周前发布，也许只需几天前。别的，如果您觉得您的与会者需求额定的时间来熟悉该工具，那么您需求早一点启动。正如您所看到的，有许多要素可以扶助您确定合适的发布时间，但可能会在几天到几周的范畴内。

　　咱们正在为演示文稿长度和 PowerPoint 矫枉过正而苦苦挣扎。您对演示完美理论有什么建议?

　　对于在线平台上的演示，咱们发现最好缩短演示时间。有太多的幻灯片对与会者来说可能太多了，他们会失去留神力。相反，咱们建议运用更少的幻灯片、幻灯片中的更多图片以及更短的演示文稿。您但愿将与会者放在首位，并确保他们在整个演示过程中保持参与。